lunes, 1 de agosto de 2011

Recuperando mensajes en Exchange con Outlook (parte I)

Hace algún tiempo un compañero de la empresa en la que trabajo me pregunto por esta funcionalidad que ofrece Exchange, así que he decidido crear una entrada en mi blog explicando su funcionamiento.
He decidido dividir el artículo en dos partes, en la primera voy a explicar el funcionamiento del servicio y en la segunda mis razones para no usarlo o al menos no publicarlo como un servicio de «borrado de errores» a los usuarios.


En mi caso voy a utilizar una maqueta basada en Microsoft Windows 2008, Microsoft Exchange 2007 y Microsoft Outlook 2010 en español instalados sobre la misma máquina virtual que también hace de controlador de dominio. Como apunte adicional, comentaros que esta funcionalidad se encuentra tambien disponible en las versiones de 2003/2007 Microsoft Outlook y en la versión 2010 de Microsoft Exchange.

Voy a partir de la situación ficticia en la que existen dos usuarios de la misma organización de Exchange. El usuario «Usuario Enviador» con dirección de correo uenvia@averno.int ha enviado un correo por error al usuario «Usuario Receptor» con dirección de correo urecibe@averno.int. A «Usuario Enviador» no le interesa que «Usuario Receptor» vea el contenido de este correo por lo que quiere recuperarlo.

El proceso es sencillo, en este caso «Usuario Enviador» se ha dado cuenta de su error y realiza los siguientes pasos desde Outlook:

  • Busca el mensaje en su carpeta de «Mensajes Enviados».

    Buscando el correo erroneo en Elementos enviados.

    • Abre el mensaje y en la cinta selecciona la pestaña «Archivo» tal y como se muestra en la figura siguiente:

      Pestaña «Archivo» dentro del mensaje enviado.

      • En la categoría «Información» selecciona la opción «Recuperar este mensaje» dentro del botón «Volver a enviar o recuperar».

        Localización de la opción «Recuperar este mensaje...».

        • En la ventana de dialogo «Recuperar este mensaje» que se abre a continuación selecciona las opciones «Eliminar las copias no leídas de este mensaje» e «Informar del éxito de la recuperación para cada destinatario» y pulsa el botón de «Aceptar».

          Opciones de recuperación del mensaje.

          Ahora le toca rezar y esperar a que le llegue el mensaje de notificación de éxito o fallo según corresponda. ¿El motivo? De forma general se pueden plantear dos posible situaciones, la primera en la que «Usuario Receptor» no haya leído todavía el mensaje original, y la segunda en que si lo ha hecho.

          En el primer caso el mensaje se recuperará y «Usuario Enviador» recibirá un mensaje como el de la siguiente figura:


          Notificación de recuperación realizada.

          En el segundo caso, es decir, que «Usuario Receptor» haya leído el mensaje, Exchange no lo recuperará y el usuario «Usuario Enviador» recibirá un mensaje como el de la siguiente figura:


          Notificación de recuperación no realizada.

          Esta forma de verificar el resultado de la recuperación resulta útil cuando el número de receptores es muy pequeño, pero cuando se tratan de veinte o treinta no lo es. Otra forma de comprobar el resultado de la recuperación mucho más efectiva para estos casos es a través del botón «Seguimiento» que se puede localizar en la cinta del mensaje enviado según muestra la figura siguiente.

          Seguimiento del mensaje recuperado.

          Como se ve del ejemplo el funcionamiento del servicio es muy sencillo pero no todo es tan bonito como lo pintan, ahora viene la parte negativa. El funcionamiento del servicio depende muchísimo de que el receptor cumpla ciertos requisitos previos, para no complicarlo he extraído esta tabla de la documentación disponible de Office.com para explicar las distintas situaciones y condicionantes y sus resultados.


          SITUACIÓN RESULTADO

          Envía un mensaje de correo electrónico a una persona. Recupera el mensaje original y lo sustituye por uno nuevo.
          En el equipo del destinatario, en Opciones de seguimiento, la opción Procesar convocatorias y respuestas al recibirlas está activada.

          Tanto el mensaje original como el mensaje de recuperación llegan a la Bandeja de entrada del destinatario.
          Suponiendo que el mensaje original no se haya leído, éste se eliminará y al destinatario se le informará de que el remitente eliminó el mensaje de su buzón.
           NOTA   Si el mensaje original está marcado como leído (en este escenario, si este mensaje se ve en el Panel de lectura, no significa que se lea) al intentar recuperar el mensaje, al destinatario se le informará de que el remitente desea eliminar el mensaje, pero el mensaje permanecerá en la carpeta de Outlook del destinatario.
          Envía un mensaje de correo electrónico a una persona. Recupera el mensaje original y lo sustituye por uno nuevo.
          En el equipo del destinatario, en Opciones de seguimiento, Procesar convocatorias y respuestas al recibirlas no está activado.
          Tanto el mensaje original como el mensaje de recuperación llegan a la Bandeja de entrada del destinatario.
          En el equipo del destinatario se dará una de las siguientes situaciones:
          • Si el destinatario abre primero el mensaje de recuperación, el mensaje original se borrará y al remitente se le informará de que el destinatario borró el mensaje de su buzón.
          • Si el destinatario abre primero el mensaje original, la recuperación no se realizará y tanto el mensaje original como el nuevo estarán disponibles.
           NOTA   Si el mensaje original está marcado como leído (en este escenario, si este mensaje se ve en el Panel de lectura, no significa que se lea) al intentar recuperar el mensaje, al destinatario se le informará de que el remitente desea eliminar el mensaje, pero el mensaje permanecerá en la carpeta de Outlook del destinatario.

          Envía un mensaje de correo electrónico a una persona. Recupera el mensaje original y lo sustituye por uno nuevo.
          En el equipo del destinatario, bien al establecerse mediante una regla, o bien por ejecución del destinatario, el mensaje original se mueve a otra carpeta y el mensaje de recuperación permanece en la Bandeja de entrada (o se mueve a otra carpeta).
          Si el mensaje de recuperación y el mensaje original se encuentran en carpetas independientes, el destinatario recibirá un mensaje indicando que no se pudo realizar un intento de recuperación. Esto ocurre independientemente de la configuración de Outlook y del estado de lectura del mensaje.
          El destinatario dispone del mensaje original y del nuevo mensaje.
           NOTA   Si el destinatario lee el mensaje original y, a continuación, lo marca como No leído, Outlook lo tratará como si nunca se hubiera leído y lo recuperará correctamente.
          Envía un mensaje de correo electrónico a una persona. Recupera el mensaje original y lo sustituye por uno nuevo.
          En el equipo del destinatario, bien por una regla bien por el destinatario, ambos mensajes se mueven a la misma carpeta. Esto resulta en un comportamiento similar al que ocurre cuando Outlook no está configurado para procesar automáticamente mensajes.
          En el equipo del destinatario se dará una de las siguientes situaciones:
          • Si el destinatario abre primero el mensaje de recuperación, el mensaje original se borrará y al remitente se le informará de que el destinatario borró el mensaje de su buzón.
          • Si el destinatario abre primero el mensaje original, la recuperación no se realizará y tanto el mensaje original como el nuevo estarán disponibles.
           NOTA   Si el destinatario lee el mensaje original y, a continuación, lo marca como No leído, Outlook lo tratará como si nunca se hubiera leído y lo recuperará correctamente.
          Envía un mensaje de correo electrónico a una carpeta pública. Recupera el mensaje original y lo sustituye por uno nuevo. Se da una de las siguientes situaciones:
          • Si el destinatario que lee el mensaje de recuperación creó y tiene acceso de lectura a todos los elementos de la carpeta pública, y no leyó el mensaje original, la recuperación se realiza correctamente y sólo permanece el nuevo mensaje. El remitente recibe un mensaje indicándole que la recuperación se realizó correctamente.
          • Si el destinatario ya ha marcado como leído el mensaje original, se le informa de que no pudo realizarse la recuperación y sólo se elimina el mensaje de recuperación.
          Si un usuario con otros derechos en la carpeta pública abre el mensaje de recuperación, la recuperación no puede llevarse a cabo y el usuario recibe un mensaje indicándole que la recuperación no se realizó correctamente. El mensaje nuevo y el original permanecen en la carpeta pública.
           NOTAS 
          • Si el destinatario lee el mensaje original y, a continuación, lo marca como No leído, Outlook lo tratará como si nunca se hubiera leído y lo recuperará correctamente.
          • En la carpeta pública, son los derechos de lectura y, no del remitente, los que determinan si la recuperación se realizará o no correctamente.

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